Jak połączyć swoje konto PaniFakturka z KSeF? 🎓💡

Opublikowano:
Autor: Patryk Sagan

Aby połączyć swoje konto w PaniFakturka z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), należy zalogować się do rządowej aplikacji podatnika i wygenerować token bądź certyfikat, który następnie wprowadzamy w PaniFakturka. Cały proces odbywa się raz na dłuższy okres czasu (certyfikaty są ważne maksymalnie 2 lata, tokeny zaś do końca 2026 roku). Nasza aplikacja sama poinformuje o konieczności wygenerowania nowych danych. 

Szczegółowa instrukcja łączenia konta PaniFakturka z KSeF

1. Przechodzimy na oficjalną stronę KSeF, aby się zalogować:
https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/

2. Wybieramy opcję: "Uwierzytelnij się w Krajowym Systemie e-Faktur"

Strona główna Krajowego Systemu e-Faktur - wybieramy "Uwierzytelnij się w Krajowym Systemie e-Faktur"
Strona główna Krajowego Systemu e-Faktur - wybieramy "Uwierzytelnij się w Krajowym Systemie e-Faktur"



3. Na następnym ekranie decydujemy o sposobie logowania. Jeżeli chcemy użyć aplikacji mObywatel, bądź zalogować się przez swoje konto bankowe, e-dowód, profil zaufany, to wybieramy opcję "Zaloguj przez login.gov.pl".
Wybór Sposobu Logowania do KSeF
Wybór Sposobu Logowania do KSeF



4. Na następnym ekranie podajemy swój NIP i klikamy "Przejdź dalej".
Ekran wprowadzania identyfikatora NIP
Ekran wprowadzania identyfikatora NIP



5. Na kolejnym ekranie wybieramy preferowany sposób logowania i logujemy się.
Logowanie przez mObywatel, Bankowość Elektroniczną, Bądź Profil Zaufany
Logowanie przez mObywatel, Bankowość Elektroniczną, Bądź Profil Zaufany



6. Po pomyślnym zalogowaniu znajdujemy się na stronie Aplikacji Podatnika, gdzie możemy wygenerować niezbędne dane. W menu po lewej mamy do wyboru "Tokeny" lub "Certyfikaty".


Co wybrać? Token czy Certyfikat?

Token to szybsza i prostsza metoda. Jednakże tokeny są ważne tylko do końca 2026 roku. Integracja za ich pomocą wymaga wygenerowania tokena i skopiowanie go do aplikacji PaniFakturka.
Certyfikat jest dłużej ważny (maksymalnie 2 lata) i pozwala na większą swobodę w zakresie uprawnień. Jest to docelowa, długoterminowa metoda uwierzytelniania dla KSeF.  Integracja za pomocą certyfikatu wymaga pobrania dwóch plików z KSeF i ustalenia hasła. Dane te następnie wprowadzimy w aplikacji PaniFakturka (załadujemy pliki i hasło).

Jeżeli decydujesz się na Token, to przeczytaj punkt poniżej.
Jeżeli decydujesz się na Certyfikat, to przejdź do kolejnej sekcji poniżej zatytułowanej "Łączenie za pomocą Certyfikatu"


Łączenie za pomocą Tokena

1. W menu po lewej stronie klikamy "Tokeny" aby rozwinąć podmenu i wybieramy "Generuj token".

Wybieramy "Generuj token" w menu po lewej
Wybieramy "Generuj token" w menu po lewej



2. Na kolejnym ekranie wpisujemy dowolną nazwę tokena (np: Token dla PaniFakturka).
3. Zaznaczamy wszystkie pola uprawnień i klikamy przycisk "Generuj token".
Wprowadzamy własną nazwę tokena i zaznaczamy wszystkie pola uprawnień
Wprowadzamy własną nazwę tokena i zaznaczamy wszystkie pola uprawnień



4. Czekamy parę sekund i możemy kliknąć "Odśwież".
Ekran generowania tokena w realizacji
Ekran generowania tokena w realizacji



5. Na ekranie pojawi się wygenerowany token, należy go skopiować do schowka (można użyć przycisku "Kopiuj", który znajduje się obok).
Kopiujemy wygenerowany token do schowka
Kopiujemy wygenerowany token do schowka



6. Przechodzimy teraz do aplikacji PaniFakturka, klikamy w menu po lewej stronie w "Ustawienia",  następnie klikamy zakładkę "KSeF"
7. W formularzu wybieramy opcję "Token KSeF", wklejamy nasz token w polu formularza i klikamy przycisk "Zapisz".
Wprowadzamy Token KSeF do formularza w PaniFakturka
Wprowadzamy Token KSeF do formularza w PaniFakturka



8. Aplikacja PaniFakturka zweryfikuje Token i wyświetli stosowny komunikat
Jeżeli token jest prawidłowy i ma wszystkie wymagane uprawnienia, to możemy już wystawiać i odbierać faktury w KSeF przy pomocy PaniFakturka.


Łączenie za pomocą Certyfikatu

1. W menu po lewej stronie klikamy "Certyfikaty" aby rozwinąć podmenu i wybieramy "Wnioskuj o certyfikat".

Wybieramy "Wnioskuj o certyfikat" w menu po lewej
Wybieramy "Wnioskuj o certyfikat" w menu po lewej



2. Na kolejnym ekranie wpisujemy dowolną nazwę certyfikatu (np: Certyfikat dla PaniFakturka) i definiujemy hasło - ważne, aby je gdzieś zapisać, gdyż będzie potrzebne do wprowadzenia w aplikacji PaniFakturka.
Wprowadzamy nazwę i definiujemy hasło (pamiętamy aby je zachować).
Wprowadzamy nazwę i definiujemy hasło (pamiętamy aby je zachować).



3. Klikamy przycisk "Generuj"
4. Zostanie pobrany pierwszy plik (z końcówką .key) i nastąpi przejście na kolejny ekran
5. Zaznaczamy przeznaczenie certyfikatu jako "Uwierzytelnianie w systemie KSeF"
6. W polu "Certyfikat ważny od" nic nie zmieniamy (gdyż chcemy aby był ważny od dzisiaj)
Zaznaczamy "Uwierzytelnienie w systemie KSeF"
Zaznaczamy "Uwierzytelnienie w systemie KSeF"



7. Klikamy przycisk "Wyślij wniosek o wydanie certyfikatu"
8. Na kolejnym ekranie czekamy parę sekund i klikamy przycisk "Odśwież"
Po paru sekundach możemy kliknąć w przycisk "Odśwież"
Po paru sekundach możemy kliknąć w przycisk "Odśwież"



9. Po odświeżeniu klikamy "Pobierz certyfikat"
Klikamy przycisk "Pobierz certyfikat"
Klikamy przycisk "Pobierz certyfikat"



10. Zostanie pobrany drugi plik z końcówką (.crt)
11. Przechodzimy do aplikacji PaniFakturka, klikamy w menu po lewej stronie w "Ustawienia" po czym klikamy zakładkę "KSeF". W formularzu wybieramy opcję "Certyfikat (pliki .crt i .key)".
Ładujemy 2 pliki z końcówkami .crt i .key oraz wprowadzamy hasło i klikamy "Zapisz"
Ładujemy 2 pliki z końcówkami .crt i .key oraz wprowadzamy hasło i klikamy "Zapisz"



12. Należy teraz załadować pobrane uprzednio pliki z końcówkami .crt i .key oraz wpisać zdefiniowane uprzednio hasło.
13. Klikamy przycisk "Zapisz"
14. Aplikacja PaniFakturka zweryfikuje Certyfikat i wyświetli stosowny komunikat.
Jeżeli certyfikat jest prawidłowy to możemy już wystawiać i odbierać faktury w KSeF przy pomocy PaniFakturka.

Dziękuję za przeczytanie instrukcji. Mam nadzieję, że usprawniła ona cały proces integracji programu do faktur z KSeF. Jeżeli coś jest niejasne, bądź są jakieś wątpliwości, to zachęcam do kontaktu poprzez formularz kontaktowy.